Conditions d'utilisation et essai gratuit

1. Qui sommes-nous ?

Nom commercial

Flex

Société

En cours d'immatriculation : sa raison sociale, sa forme juridique, son capital, son siège social et son numéro d'immatriculation (RCS, SIREN) seront indiqués ici dès qu'ils existeront. [À COMPLÉTER : raison sociale ; forme juridique et capital ; siège social ; RCS et SIREN — une ligne pour chacun]

Nous écrire

Par le formulaire de contact. [À COMPLÉTER : adresse e-mail]

Dans ces conditions, « Flex », « nous » désignent la société ci-dessus ; « vous » désigne l'entreprise qui crée un compte, et les personnes qu'elle autorise à l'utiliser.

2. À quoi servent ces conditions

Elles s'appliquent dès que vous créez un compte sur l'appli Flex, et pendant tout l'essai gratuit. Vous les acceptez au moment de l'inscription, en touchant « Suivant » sur la page « Accédez à Flex » : la phrase « En continuant, vous acceptez les conditions d'utilisation et l'essai gratuit de 7 jours » et un lien vers ces conditions figurent juste sous le bouton. La date et la version acceptées sont gardées avec votre compte. [À VÉRIFIER avec la relecture juridique : acceptation par le bouton, sans case à cocher (comme Limova) ; phrase et lien sous le bouton, acceptation horodatée avec la version des conditions]

Flex s'adresse aux professionnels : artisans, commerçants, indépendants, exploitations agricoles, sociétés. Vous créez votre compte pour votre activité professionnelle.

Si vous continuez après l'essai avec une offre payante, l'abonnement fera l'objet de conditions générales de vente, que vous lirez et accepterez avant tout paiement. [À COMPLÉTER : rédiger les conditions générales de vente, puis les faire relire]

3. Ce que fait Flex

Flex met à votre disposition des agents d'intelligence artificielle (IA) qui préparent du travail administratif : devis, factures, relances, réponses, publications, selon votre offre. Vous les retrouvez dans l'appli, sur téléphone et sur ordinateur.

• Les agents préparent, vous décidez. Aucun devis, facture, relance, publication ou mail ne part chez vos clients sans votre validation. Seule exception, si vous la mettez en place : Julie répond en direct aux visiteurs de votre site, uniquement avec les informations que vous lui donnez, sans jamais donner de prix ni s'engager à votre place.
• Une IA peut se tromper. Relisez ce qu'elle prépare avant de valider : vous restez responsable de ce que vous envoyez. Les montants, la TVA et les numéros de facture sont calculés par le logiciel, pas devinés par l'IA.
• Flex n'est ni un cabinet comptable, ni un conseil juridique. Pour ces questions, adressez-vous à votre expert-comptable ou à un professionnel du droit.
• Aucune promesse chiffrée. Flex ne vous promet pas un gain de temps ou d'argent précis : l'essai sert justement à juger sur pièce.

4. Votre compte

• Pour créer votre compte, vous indiquez votre adresse e-mail professionnelle et votre téléphone (et, si vous en avez un, un code promo), puis, dans votre espace, le nom de votre entreprise et votre métier. Merci de donner des informations exactes : elles servent à préparer votre espace et vos documents.
• Pas de mot de passe : pour vous connecter, vous recevez un code à 6 chiffres par e-mail. Gardez l'accès à votre boîte mail pour vous : la personne qui la lit peut se connecter à votre espace.
• Votre connexion reste ouverte sur l'appareil que vous utilisez. Sur un appareil partagé, pensez à vous déconnecter.
• Pour votre sécurité, si beaucoup de codes sont demandés ou tapés pour votre adresse en une journée, la connexion par code ne marche plus, pendant 24 heures, que sur les appareils où vous vous êtes déjà connecté. Contactez-nous si vous avez besoin d'entrer plus tôt depuis un nouvel appareil : nous vérifions que c'est bien vous, puis nous la rétablissons.
• Si vous pensez que quelqu'un d'autre utilise votre compte, prévenez-nous tout de suite : nous fermerons les connexions ouvertes.
• Un seul essai gratuit par entreprise.

5. L'essai gratuit de 7 jours

Durée et prix

L'essai commence à la création de votre compte et dure 7 jours. Il est gratuit et sans engagement. Aucune carte bancaire ni aucun autre moyen de paiement ne vous est demandé : rien ne peut être prélevé, ni pendant ni après l'essai.

L'offre essayée

L'essai porte sur l'offre Essentiel (Bruno, Cindy et Sophie) ou sur l'offre Équipe (avec, en plus, Marc, Julie et Inès) : celle que vous avez choisie, ou l'offre Équipe si vous n'avez rien choisi. L'offre Sur mesure n'a pas d'essai : une démonstration sur vos propres documents la remplace.

Certains branchements demandent une intervention de l'équipe Flex ou l'accord d'une autre société : la bulle de Julie sur votre site, vos comptes Facebook, Instagram ou Google (validation de Meta ou de Google). Ils peuvent ne pas être prêts pendant les 7 jours.

L'assistant et l'appel avec l'équipe Flex

Dans l'appli, un assistant vous guide pas à pas. Vous pouvez aussi y choisir un créneau pour un appel en visio avec l'équipe Flex, qui règle votre espace avec vous : nous vous confirmons le rendez-vous selon nos disponibilités.

Une limite d'usage raisonnable : 150 échanges

Pendant l'essai, vous avez droit à 150 échanges avec les agents. Un échange, c'est une demande faite à un agent et sa réponse (par exemple « prépare le devis de la terrasse Martin »). Une publication d'Inès avec image compte pour 3 échanges. Consulter, modifier vous-même ou envoyer un document déjà prêt ne compte pas.

Votre espace vous prévient quand vous approchez de la limite. Une fois les 150 échanges utilisés, les agents s'arrêtent jusqu'à la fin de l'essai : vos documents restent accessibles, et rien ne vous est facturé.

Pour éviter les abus, une protection technique peut aussi mettre les agents en pause plus tôt, en cas d'usage très intensif (par exemple des demandes très longues, répétées sans arrêt). Ce n'est pas la fin de votre essai : votre espace vous le dit clairement, et vous pouvez nous écrire pour que nous regardions avec vous comment le continuer.

À la fin des 7 jours

Rien n'est prélevé. Nous vous demandons si vous souhaitez continuer avec une offre payante. Sans réponse de votre part, votre espace est mis en pause pendant 30 jours : les agents s'arrêtent, vos documents sont conservés et vous pouvez nous demander de les récupérer. Passé ce délai, votre espace et ses données sont supprimés.

Si vous avez émis de vraies factures pendant l'essai, récupérez-les avant la suppression : c'est à vous de les conserver (en général pendant dix ans).

6. Ce qui n'est pas permis

Utilisez Flex pour votre activité, dans le respect de la loi. Il n'est pas permis :

• d'envoyer avec Flex des messages non sollicités en masse, ou des contenus illicites, trompeurs ou blessants ;
• de tenter d'accéder aux données d'un autre client, ou de perturber le service ;
• de revendre l'accès à Flex, ou de le partager en dehors de votre entreprise ;
• de créer plusieurs comptes pour enchaîner les essais gratuits.

En cas d'abus, nous pouvons suspendre votre compte. Nous vous prévenons d'abord, sauf urgence (sécurité, atteinte aux autres clients).

7. Vos données et vos documents

• Vos documents restent à vous (devis, factures, fiches clients, messages). Flex les traite pour votre compte, uniquement pour faire fonctionner vos agents (sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD).
• Les informations de votre inscription (e-mail, téléphone, code promo s'il y en a un, nom de l'entreprise, métier, offre choisie, date et version des conditions que vous avez acceptées) servent à créer votre espace, à vous envoyer vos codes de connexion et à vous joindre au sujet de votre essai et de l'appel d'installation. Elles ne servent pas à la publicité et ne sont jamais revendues. Seule l'équipe Flex les voit. Base légale : l'exécution de ces conditions, que vous acceptez en créant votre compte (article 6.1.b du RGPD).
• Où sont-elles ? Sur notre serveur loué chez Scaleway, situé à Lisbonne, au Portugal (Union européenne). Chaque client est isolé : un client ne voit jamais les données d'un autre.
• L'intelligence artificielle. Pour préparer le travail, les agents utilisent l'IA d'Anthropic (Claude), une société américaine, par son API. [À VÉRIFIER avant la mise en ligne : garanties de transfert hors de l'Union européenne et non-utilisation des données pour l'entraînement]
• Vos codes de connexion vous sont envoyés par e-mail depuis la messagerie de Flex, hébergée par Google (Gmail). Un code est valable 15 minutes ; il n'est gardé que sous une forme brouillée (empreinte), jamais en clair. [À VÉRIFIER : messagerie Gmail (variable FLEX_MAIL_FICHIER) ; transfert hors UE possible chez Google]
• Sécurité de la connexion. Pour bloquer les tentatives d'intrusion, l'appli compte pendant 24 heures les codes demandés et les codes faux, sous forme d'empreintes : ni votre adresse e-mail ni votre adresse internet n'y sont écrites en clair. Le journal technique du serveur ne note votre adresse e-mail que masquée (par exemple j***@exemple.fr).
• Cookies et appareil : l'appli n'utilise que des cookies nécessaires à la connexion : garder votre session ouverte (1 an), relier un code au navigateur qui l'a demandé (24 heures), et reconnaître les appareils où vous vous êtes déjà connecté, pour mieux vous protéger (1 an). Pour marcher sans réseau, elle garde aussi sur votre appareil une copie de vos écrans, effacée quand vous vous déconnectez. Pas de cookie publicitaire, pas de mesure d'audience.
• Combien de temps ? Une demande d'inscription jamais confirmée par le code est effacée au bout de 24 heures. Ensuite, vos informations sont gardées tant que votre compte existe. Sans suite après l'essai, votre espace est mis en pause 30 jours, puis supprimé avec ses données (voir la section 5). [À FAIRE : la suppression 30 jours après un essai sans suite n'est pas encore automatique ; la prévoir (ou la faire à la main) avant d'ouvrir les inscriptions]
• Vos droits. Vous pouvez demander à tout moment l'accès à vos informations, leur correction ou leur suppression, la suppression de votre compte, ou une copie de vos devis, factures et clients dans un fichier : écrivez-nous par le formulaire de contact (indiquez « Données personnelles »). Nous répondons sous un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
• Données de santé. Elles demandent un hébergement certifié (HDS) : ne les mettez pas dans Flex sans en avoir parlé avec nous.

Les informations sur l'éditeur et l'hébergeur du site sont dans nos mentions légales.

8. Après l'essai : l'abonnement

Si vous continuez, vous choisissez une offre : les prix sont sur la page Tarifs. Un abonnement payant ne démarre qu'avec votre accord explicite, après acceptation des conditions générales de vente.

• Au mois : sans engagement, vous arrêtez quand vous voulez, avec effet à la fin du mois en cours.
• À l'année : 2 mois offerts et 30 jours satisfait ou remboursé, comme indiqué sur la page Tarifs.
• Jamais de dépassement facturé sans votre accord : une fois vos échanges du mois utilisés, vous attendez le mois suivant, vous ajoutez une recharge si vous la demandez, ou vous changez d'offre.

9. Arrêter, résilier, supprimer

Pendant l'essai, vous arrêtez quand vous voulez, sans frais et sans justification : il suffit de ne pas continuer. Vous pouvez aussi nous demander de supprimer votre compte tout de suite, par le formulaire de contact. [À COMPLÉTER : ajouter l'adresse e-mail de Flex, et le bouton de suppression dans l'espace client quand il existera]

De notre côté, nous pouvons fermer un compte en cas de manquement grave à ces conditions (voir la section 6), après vous avoir prévenu, sauf urgence. Vous pouvez alors récupérer vos documents.

Si Flex devait arrêter le service, nous vous préviendrions au moins 30 jours à l'avance, pour que vous puissiez récupérer vos données.

10. Disponibilité et responsabilité

Nous surveillons le service en permanence et faisons de notre mieux pour qu'il fonctionne sans interruption. Mais aucun service en ligne n'est disponible 100 % du temps : l'essai gratuit est fourni sans garantie de disponibilité. [À VÉRIFIER : sauvegardes des espaces créés par l'inscription en ligne, avant d'en parler ici]

Vous restez responsable de ce que vous validez et envoyez à vos clients (prix, mentions, contenu). Dans les limites prévues par la loi, Flex n'est pas responsable des conséquences d'un document que vous avez validé, ni des pertes indirectes (chiffre d'affaires, clientèle, image).

11. Si ces conditions changent

Elles peuvent évoluer (nouvelles fonctions, changement de la loi). Pour tout changement important, nous vous prévenons par e-mail avant qu'il s'applique. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

12. Droit applicable et désaccords

Ces conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, écrivez-nous d'abord : nous chercherons ensemble une solution à l'amiable. À défaut, le litige sera porté devant le tribunal compétent. [À COMPLÉTER : tribunal compétent, en principe celui du siège de la société]